Projecte - Ateneus Cooperatius de Catalunya
Cas d'estudi
Durada
18 mesos, vigent
Any
2018
Nom
Diverses entitats
La història
Els Ateneus Cooperatius formen una xarxa de 14 entitats dedicades a la promoció del cooperativisme mitjançant, principalment, una àmplia oferta formativa i un servei d’acompanyament de projectes.
La Xarxa d’Ateneus compta -entre d’altres- amb el finançament de Treball i Afers Socials i del Ministeri de Treball i Economia Social.
Les xifres
Distribució dels 14 Ateneus Cooperatius
Les xifres
L'aplicació gestiona, anualment...
- La publicació de 3.354 sessions formatives o tallers.
- 21.925 inscripcions de participants.
- Sol·licituds d'acompanyament de 1.024 cooperatives.
- El registre de 4.242 sessions d'acompanyament de projectes.
El repte
Cada ateneu funciona de forma independent i tenen metodologies diferents, però tenen en comú que han de complir uns objectius anuals repartits en diferents indicadors.
Han de gestionar un gran volum de dades: de publicar l’oferta formativa, recollir dades personals i autoritzacions, les signatures d’assistència, inscripcions, enquestes de valoració, les sessions d’acompanyament a projectes, etc.
Tota aquesta informació ha d’estar molt ben organitzada per poder presentar la memòria anual de totes les accions.
La majoria d’ateneus gestionaven tot això mitjançant una combinació d’eines com ara Wordpress, FramaForms / Google Forms, Nextcloud / Google Drive, fitxers d’Office + Dropbox. Treballar així era poc òptim i una font de problemes degut a l’enorme quantitat d’hores perdudes en tasques manuals i repetitives.
La solució
Aplicacions web pel públic i per l’equip
Panell d'administració privat per l'equip
- Publicar l’oferta formativa.
- Gestionar la informació que arriba dels usuaris (altes, inscripcions i baixes, sol·licituds d’acompanyament, enquestes de valoració).
- Omplir tota la informació interna de cara a la justificació.
- Fer el seguiment d’indicadors.
- Exportar la justificació anual.
Aplicació oberta al públic on les usuàries de cada ateneu poden
- Donar-se d’alta.
- Gestionar les seves inscripcions a les sessions formatives.
- Accedir al material formatiu.
- Omplir les enquestes de valoració.
- Gestionar la informació del seu projecte cooperatiu.
Tecnologies
Per què un desenvolupament a mida? Sovint es creu que les aplicacions de codi obert existents “són gratis i ja fan el que necessito”. En alguns casos és l’opció correcta, però en molts d’altres passa a l’inrevés i la integració i adaptació que cal fer de diferents aplicacions resulta en un gran problema de costos, escalabilitat i manteniment, i obliga al projecte a fer les coses a la manera que les aplicacions volen i no a l’inrevés.
Mancomunació del desenvolupament
S’ha optat per fer una sola aplicació prou flexible com perquè sigui útil per tots els ateneus, eliminant així la necessitat que cada ateneu tingui la seva aplicació a mida.
Partint d’un mateix codi font s’executa una instància de l’aplicació per cada ateneu, i cada ateneu té la seva propia base de dades. És una de les maneres d’implementar el que s’anomena multitenància.
D’aquesta manera, com més ateneus se sumessin a adoptar l’aplicació més capacitat econòmica sumarien per assumir el manteniment i noves funcionalitats.
Juntament amb Coòpolis vam fer accions per llançar una primera versió i comunicar aquesta estratègia a la resta d’ateneus.
Eines per gestionar un desenvolupament mancomunat
Davant del gran número d’ateneus que van adoptar l’aplicació van aparèixer noves necessitats:
-
Comunicació dels canvis realitzats, errors, etc.:
S’ha creat una llista de correu on hi participa una persona de cada ateneu en qualitat d’administradora de la seva aplicació.
-
Presa de decisions col·lectiva:
S’han facilitat espais de trobada mitjançant la llista de correu, documents compartits i la convocatòria d’una reunió anual.
-
Formació:
Per cada un dels ateneus hem fet diverses sessions formatives tant a les administradores com a l’equip. S’ha creat una wiki privada on anem reunint tota la documentació que generem.
Tot aquest procés és l’exemple de què volem dir quan parlem d’acompanyament tecnològic, per tota la involucració, pedagogia i assessorament en el procés de trobar solucions. I és també un exemple d’aquest model de mancomunització d’un projecte entre diferents entitats per tal que conjuntament puguin tenir la capacitat econòmica per accedir a una tecnologia que, per separat, no estaria al seu abast. Creiem que és un model replicable en altres entitats i empreses.
Metodologia
Davant la necessitat d’un ritme alt de desenvolupament de noves funcionalitats i de tenir una resposta ràpida davant d’imprevistos o necessitats, la metodologia que fem servir habitualment a Codi Cooperatiu hi encaixa perfectament.
S’ha organitzat la feina en sprints mensuals d’una setmana de durada. Durant el mes es defineixen les tasques i prioritats del proper sprint. Cada sprint acaba amb la publicació de les release notes a les administradores de tots els ateneus per tal que puguin fer la formació pertinent als seus equips.
A demés -anticipant-nos a l’època més frenètica del projecte- durant el mes previ a l’entrega de la memòria anual s’hi programen 2 sprints i reservem l’agenda per tenir disponibilitat immediata davant d’urgències.
