Proyecto - Ateneus Cooperatius de Catalunya
Caso de estudio
Duración
18 meses, vigente
Año
2018
Nombre
Diversas entidades
La historia
Los Ateneus Cooperatius forman una red de 14 entidades dedicadas a la promoción del cooperativismo mediante, principalmente, una amplia oferta formativa y un servicio de acompañamiento de proyectos.
La Red de Ateneus cuenta -entre otros- con el financiamiento de Trabajo y Asuntos Sociales y del Ministerio de Trabajo y Economía Social.
Las cifras
Distribución de los 14 Ateneus Cooperativos
Las cifras
La aplicación gestiona, anualmente...
- La publicación de 3.354 sesiones formativas o talleres.
- 21.925 inscripciones de participantes.
- Solicitudes de acompañamiento de 1.024 cooperativas.
- El registro de 4.242 sesiones de acompañamiento a proyectos.
El reto
Cada ateneu funciona de forma independiente y tienen metodologías diferentes, pero tienen en común que tienen que cumplir unos objetivos anuales repartidos en diferentes indicadores.
Tienen que gestionar un gran volumen de datos: de publicar la oferta formativa, recoger datos personales y autorizaciones, las firmas de asistencia, inscripciones, encuestas de valoración, las sesiones de acompañamiento a proyectos, etc.
Toda esta información tiene que estar muy bien organizada para poder presentar la memoria anual de todas las acciones.
La mayoría de los ateneus gestionaban todo esto mediante una combinación de herramientas como WordPress, FramaForms / Google Forms, Nexcloud / Googledrive, ficheros de Office + Dropbox. Trabajar así era poco óptimo y una fuente de problemas debido a la enorme cantidad de horas perdidas en tareas manuales y repetitivas.
La solución
Aplicaciones web para el público y para el equipo
Panel de administración privado para el equipo
- Publicar la oferta formativa.
- Gestionar la información que llega de los usuarios (altas, inscripciones y bajas, solicitudes de acompañamiento, encuestas de valoración).
- Rellenar toda la información interna de cara a la justificación.
- Hacer el seguimiento de indicadores.
- Exportar la justificación anual.
Aplicación abierta al público donde las usuarias de cada ateneu pueden
- Darse de alta.
- Gestionar sus inscripciones a las sesiones formativas.
- Acceder al material formativo.
- Rellenar las encuestas de valoración.
- Gestionar la información de su proyecto cooperativo.
Tecnologías
¿Porqué un desarrollo a medida? A menudo se cree que las aplicaciones de código abierto existentes "son gratis y ya hacen lo que necesito". En algunos casos es la opción correcta, pero en muchos otros para al revés y la integración y adaptación que hace falta hacer de las diversas aplicaciones resulta en un gran problema de costes, escalabilidad y mantenimiento, y obliga al proyecto a hacer las cosas de la manera que las aplicaciones quieren y no al revés.
Mancomunación del desarrollo
Se ha optado por hacer una sola aplicación suficientemente flexible como para que sea útil para todos los ateneus, eliminando así la necesidad de que cada ateneu tenga su aplicación a medida.
Partiendo de un mismo código fuente se ejecuta una instancia de la aplicación para cada ateneu, y cada ateneu tiene su propia base de datos. Es una de las formas de implementar lo que se llama multitenencia.
De esta forma, contra más ateneus se sumaran a adoptar la aplicación más capacidad económica sumarian para asumir el mantenimiento y las nuevas funcionalidades.
Juntamente con Coopolis tomamos acción para lanzar una primera versión y comunicar esta estrategia al resto de los ateneus.
Herramientas para gestionar un desarrollo mancomunado
Delante del gran número de ateneus que adoptaron la aplicación aparecieron nuevas necesidades:
-
Comunicación de los cambios realizados, errores, etc.:
Se ha creado una lista de correo donde participa una persona de cada ateneu en calidad de administradora de su aplicación.
-
Toma de decisiones colectiva:
Se han facilitado espacios de encuentro mediante la lista de correo, documentos compartidos y la convocatoria de una reunión anual.
-
Formación:
Para cada uno de los ateneus hemos hecho diversas sesiones formativas tanto a las administradoras como al equipo. Se ha creado una wiki privada donde vamos reuniendo toda la documentación que generamos.
Todo este proceso es el ejemplo de qué queremos decir cuando hablamos de acompañamiento tecnológico, por toda la involucración, pedagogía y asesoramiento en el proceso de encontrar soluciones. Y también es un ejemplo de este modelo de mancomunación de un proyecto entre diferentes entidades para que conjuntamente puedan tener la capacidad económica para acceder a una tecnología que, por separado, no estaría a su alcance. Creemos que es un modelo replicable en otras entidades y empresas.
Metodología
Delante de la necesidad de un alto ritmo de desarrollo de nuevas funcionalidades y de tener una respuesta rápida delante de imprevistos o necesidades, la metodología que utilizamos habitualmente en Codi Cooperatiu encaja perfectamente.
Se ha organizado la faena en sprints mensuales de una semana de duración. Durante el mes se definen las tareas y prioridades del próximo sprint. Cada sprint acaba con la publicación de las release notes a las administradoras de todos los ateneus para que puedan hacer la formación pertinente a sus equipos.
A demás -anticipándonos a la época más frenética del proyecto- durante el mes previo a la entrega de la memoria anual se programan 2 sprints y reservamos la agenda para tener disponibilidad inmediata delante de urgencias.
